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【基本パック】仕訳チェックシートの使い方

[2022/3/4]ページ更新

資料をご提出後、『仕訳チェックシート』にて定期的に仕訳の内容等のチェック作業を行って頂き、一定期間ごとに確認して頂いた上で試算表・総勘定元帳を納品していきます。

仕訳チェックシートで定期的にチェック作業を行うことで、資料お渡し時のミスを減らすことが出来ます。

年末年始付近の利用開始だと、『本来、複数回行うはずの仕訳チェックシートの確認作業がまとめて1回だけ』になってしまうから、そこは予め理解しておこう!

スマートくん
スマートくん

こちらのシートは資料提出を確認後、定期的に行う仕訳作業が進み次第LINEでご報告しますので、『Googleドライブのフォルダ内』を必ずご確認お願いいたします。

Contents

仕訳チェックシートの概要

仕訳チェックシートは【仕入】/【事業】/【自己】の3項目を分けて頂くシートになります。

シート上部にある解説の通り、『仕入と経費』は摘要欄の名称だけではスマカク側で予測判断が難しいため、チェックボックスをタップ、又はまとめてコピペをして色分け処理をお願いしています。

仮で振り分け処理されている勘定科目

仕訳チェックシートに入力されている《勘定科目》は仮で振り分けされています。初期段階で入力されている勘定科目はバラバラの項目も非常に多くありますので、あくまで参考程度にして下さい。

チェック作業をして頂いた後に『全ての行に対して修正作業を行います』ので、仮で入力されている内容が全く異なる科目だったとしても気にせずにチェック作業を進めて下さい。

確かに、小売業の『仕入れ』なのか『仕入れ以外の事業経費』なのかを本人以外の第三者が判別するのは不可能だよね…

スマートくん
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販売目的で仕入れたのか、事業に必要な経費なのか、それともプライベートが混ざってしまったのか…。その判断を『仕訳チェックシート』でご自身で一括管理していくイメージです。

memo

『勘定科目の指定がある場合』や、『事前に伝えておきたい事がある場合』、『個別の行に関してのご質問がある場合』は、シートの右側にある『備考欄』にご入力下さい。

仕訳チェックシートの内容と共有タイミング

資料提出は『年6回程度』、仕訳チェックシートの共有は『年4回程度』が目安ですが、ご利用開始のタイミング次第で回数や共有タイミングは異なってきます。こちらの内容や資料提出の流れに関しては上記の記事を必ずご確認下さい。

色分けのチェック作業が完了しましたら、必ず《作業完了報告》をLINEにてご連絡お願いいたします。また、『終了報告後に連絡無しで色分け処理の変更』は絶対にしないようにして下さい。

利用開始時期によって、仕訳チェックシートの『共有タイミング』や『共有回数』が変わってくるのか

スマートくん
スマートくん

資料提出の報告後に、”すぐに共有されるわけではない”ことを頭に入れておきましょう。

①~③『仕訳チェックシート』に共有される内容

『銀行口座』や『クレジットカード』、『現金取引のレシート・領収書』、『Amazonでの取引(売掛金、手数料等)』、『フリマアプリの取引内容』などが1つシートにまとめて共有されます。

『csvファイル』などのデータ形式でまとまったお取引が効率よく選別することができます。『レシート・領収書』や、『キャッシュレス決済』では個別で入力していく必要があるため、プライベート利用はアップロードしないようにしてください。

『csvファイル』などのデータは提出前に中身を分ける必要が無いからラクになるね!

スマートくん
スマートくん

『画像形式』でのご提出は一件ごとに手入力していく必要があるため、提出前にプライベート利用は除外してください。

勘定科目の内容と確認の仕方

仕訳チェックシートが共有された直後は、予測での仕訳や自動判別で『とりあえず入力されている段階』であるため、事業利用やプライベート利用などが正しく分けられていない状況です。

こちらの記事に勘定科目についての詳細がまとめられていますので、科目の変更が合っているかどうかをしっかりと確認してから試算表の納品まで進みましょう。

わからない勘定科目の内容があったら記事を確認しながらチェックしていこう!

家事按分の項目は『事業』にチェック

家事関連費は1項目ごとに按分することも出来ますが、一般的には全体の割合で按分処理を行います。家事按分の考え方についてはこちらの記事をご確認下さい。

共有されない可能性があるもの

『提出の完了の報告後』よりも遅れて追加提出された資料

仕訳作業自体がスケジュールされているので、追加の資料提出があると仕訳チェックシートの共有タイミングに間に合わない場合があります。

この場合は次回の共有タイミングで追加されます。

提出資料の内容が不明、データ破損、規定外のファイル形式

規定のファイル以外の形式であったり、データ内容が破損している場合などはエラー内容を確認させて頂きます。

フリマアプリ取引関連

フリマ取引などは自動抽出のタイミングや提出状況など、様々な要因で共有に含まれない場合があります。この場合は共有がされたタイミングでチェック作業をお願いします。

在庫(棚卸資産)

在庫の管理は12月31日の年度を跨ぐタイミングだけとなるので、年明け以降の共有で追加されるものとなります。

仕訳チェックシート共有後に追加の資料提出があると《本来定められた期日までに納品が出来なくなる可能性がある》から、提出漏れがないかしっかりと確認と確認しよう!

チェックボックスの内容

スマカクでは日々、ご利用者様の負担を軽減出来るように資料提出の簡略化に努めています。現在のチェックボックスでは最低限の3種類となっています。

『仕入』の欄

こちらにチェックして頂くと、『仕入れ』として計上いたします。小売業の方などは販売の為の仕入れを多く行う為、こちらの項目が多くなります。

『事業』の欄

こちらにチェックして頂くと、『事業関連の売上』もしくは、『仕入以外の事業関連の経費』として計上致します。出金、入金を問わず『事業関連』であればすべてこちらをチェックして下さい。

事業関連の売上

Amazonや買取屋など事業に関連する売上や入金は全て『事業』にチェックをして下さい。

家事関連費に該当する行

『事業利用』と『プライベート利用』が混ざっている《家事関連費》については、『事業』にチェックをお願いいたします。

家事按分については科目ごとに『プライベート利用割合』を減らす処理を行う為に『家事按分アンケート』を行っていますが、個別で家事按分を行う場合は備考欄に『家事関連費』とご記入下さい。

ポイントをプライベート利用している場合

ポイントをプライベート利用している場合は、収入計上(雑収入)しています。こちらは『事業』にチェックをしてください。

返金処理をしている行

顧客からの返金などがあった場合、『事業』にチェックをして備考欄に『返金』とご記入下さい。

融資や事業関連の給付金・支援金

事業関連だと判断できるものは『事業』にチェックをしてください。

先払いをしている行

クレジットカードで利用可能額を広げるための先払いなど、会社によっては先払いした分の個別明細から消えてしまい、csvファイルの出力ができなくなってしまうことがあります。

個別明細のcsvファイルが出力できず、振込金額で仕入などの経費計上を行う場合やポイント充当払いをしている場合は、事業にチェックして下さい。

スマートくん
スマートくん

小売業は『仕入れ』で計上する項目を別途判断して頂く必要があります。但し、『仕入』と『事業』を多少間違えても”同じ経費計上”になるので、結果的な納税額は変わりません。

納税額に変わりは無いけど、融資や税務調査などで『対外的な小売業としての利益率の見え方』は変わってくるから、全く覚えていないなどが無ければ正確に入力していこう!

『自己』の欄

こちらにチェックして頂くと、『事業に関係しないプライベート』、または『ご自身の資金移動での振込、引き落とし』など、直接的に事業に関係しないものとして処理致します。

『クレジットカードの引き落とし』や『クレジットカードの明細に載っているキャッシュレス決済の履歴』についても他で経費として計上されているため、『自己』にチェックをお願いいたします。

よくある質問

『会社からの給料』や、『開始時預金残高』や『住宅ローン返済』も『自己』にチェックをして下さい。

『資金移動』の定義

『PayPay、LINEPay、Suica、ヤマトメンバーズカードなどの”残高”へチャージ』、『換金性のある金券・商品券、POSAカードの購入』、『ご自身の銀行間での振込履歴』などは、事業の直接的な経費ではなく、あくまで『ご自身の中での資金移動』であることから、『自己』にチェックして頂いています。

『チャージ』とか『ギフトカード等の購入』とかは、“その段階では”実質的に自分の資金が減っているわけではないから、あくまで『資金移動』になるんだね!

スマートくん
スマートくん

資料提出まとめ記事の【[要確認]提出が必要な場合があるもの】の項目に具体的な解説を記載してある通り、『経費計上するタイミング』はご相談の上で決定することも可能です。

必ずチェックする項目

予めグレーやピンクの色分けされている行がありますが、この行は必ずチェックして頂きたい行になります。

グレーの行

“事業主借”、”事業主貸”、”仮払金”などが仮指定されている項目で、内容が不明な場合が多い為に予め注釈処理をしています。

ピンクの行

“売掛金”、”売上高”、”雑収入”などが仮指定されている項目で、こちらも内容が不明な場合に多い為、予め注釈処理をしています。

スマートくん
スマートくん

仮での勘定科目設定でカラーが入っている項目は、特に注目して色分けを行って頂きたいので、ご質問等がある場合は『シート右側の備考欄』に指定行ごとにメモを残しておきましょう。

チェックしなくてもいい項目

確認ミスを減らすため、なるべくすべての行をチェックをしていただくようお願いしていますが、ご利用頂く際の煩雑さを軽減するために以下の状態の場合はチェック作業を省略しても問題ありません。

資金移動

前述した『資金移動』などはチェックしなくてもいい場合がありますが、『摘要』の欄から予測不可の場合や、過去の前例の無い未知の取引の場合は後から確認をする場合があります。

『キャッシュレス決済へチャージ』とか、誰が見ても明らかな場合以外はすべて『自己』でチェックした方が後々の手間はなさそうだね!

仮設定している勘定科目が一致している

予め仮で設定してある勘定科目が、『完全に間違いなく一致している場合』はチェックが不要になります。

スマートくん
スマートくん

一致しているかどうかを確認している方が手間が掛かる場合があるため、これらもなるべくチェックしていくことをオススメいたします。

フィルター機能を使って『ソート』しよう

共有したままの状態だと、一部の取引を除き『日付順』で並んでいます(ソート)されています。

この状態だと『用途ごとに分けた銀行口座などをまとめてチェック』することが出来ないため、『フィルター機能』を使用してソート(並び替え)していきましょう。

『仕入れのみ』や、『事業用の経費のみ』みたいに、用途別にクレカや銀行口座をしっかり分けていたら、できればまとめてチェックしていきたいよね!

スマートくん
スマートくん

『フィルター機能』でソート(並び替え)を行い、まとめて『フィル機能』でコピペしていくと、チェックしていくスピードが飛躍的に上がります。

フィルター機能

画像のような手順で、『日付』や『補助科目』、または『勘定科目』の横にある【フィルターボタン】をクリックしましょう。

『勘定科目』や『補助科目』を名前順で『A→Zで並び替え』の指定をしたり、表示する項目を『限定的に表示』させることもでき、銀行口座やクレジットカードの名称を指定していくことでもチェックがしやすくなります。

スマートくん
スマートくん

初期状態の『No.』での並び替えから、勘定科目などの各列で『名前順』でソートを行うことで、一気に分類分けされてチェックが非常にしやすくなります。

フィルター機能で限定表示させた場合

作業が完了したら『限定表示』から『全表示』に戻していただくと仕訳ミスが減らせるため、ご協力をお願い致します。

『オートフィル』でまとめてチェック

スプレッドシートの『オートフィル』を使うことで、セルの内容をまとめて簡単にコピペすることができます。複数選択した内容もフィルでまとめてコピペ可能です。

コピペしたい”セルを選択”して、右下の『・(フィルハンドル)』をクリックしながら下方向へマウスをスライドします。

クリックしたら”すぐに離さない”で下方向へドラッグしよう!

スライドしたところまで、まとめて『仕入』でチェックできました。

これらの自動コピー(連番コピー)の機能を『オートフィル』といいます。

スマートくん
スマートくん

しっかり用途分けがされている『銀行口座』や『クレジットカード』ごとに並び替えて、このように一気にチェックしていくと、とても簡単にチェック作業は完了します。

空白欄(チェックなしボックス)もオートフィル可能

間違えてチェックしてしまった場合も、『再度チェックボックスをクリック』/『キーボードの『delete』キーを押下する』/『”チェックなしの空欄”をオートフィルでコピペ』することでチェックを外すことが出来ます。

チェックした結果が『試算表』に直結

こちらで色分けして頂いた内容が『総勘定元帳』と、『試算表』の内容に直結します。

仕訳チェックシートの入力で、月別の試算表が仮完成するのでご確認をお願いします。

事業なのかプライベートなのかを明確に分けることで、税務調査にも安心して対応できるね。

スマートくん
スマートくん

チェック完了後にご報告をお願いしていますが、『仕訳チェックシートの入力後』に追加資料が出てくるとお互いに手間が非常に増えるので、不安な点があれば事前にご相談下さい。

ご不明点、気になる点があれば備考欄へ

備考欄に詳細をご記入頂くことで、どの行のご質問かを正確に内容を伝える事ができます。公式LINEから文章で送るよりも確実なので、ご不明点がある場合はまず該当箇所の備考欄にご記入下さい。

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